【建議】讓工作變簡單的10種方法
評論:0 點擊：1967 “我從早忙到晚，但是沒有一件事情是完成的。我這么的拚命，結果卻是白忙一場，沒有什么成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙亂不是因為工作太多，而是因為沒有重點、目標不清楚，所以才讓工作變得愈來愈復雜，時間愈來愈不夠用。
你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境，我們必須在愈來愈少的時間內，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則�！昂唵巍眮碜杂谇宄哪繕伺c方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾·詹森（Bill Jensen）給所有工作者的衷心建議。
追求簡單，解決效率低落問題
目前擔任溝通管理顧問公司詹森集團（Jensen Group）總裁兼執(zhí)行長的比爾·詹森，自1992年開始至今，持續(xù)進行一項名為“追求簡單”（The Search for Simpler Way）的研究調查，長期觀察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。最初的調查對象包括了來自460家企業(yè)的2500名人士，持續(xù)至今已經擴大到1000家企業(yè)，人數達到35萬人，其中包括了美國銀行（Bank of America）、花旗銀行（Citibank）、默克（Merck）、與迪士尼（Walt Disney）等知名的大型企業(yè)。
2001年，詹森出版了第一本書《簡單就是力量》（Simplicity），甫上市立即登上了《紐約時報》（New York Times）的暢銷書排行榜，引起了熱烈的回響。今年11月，他再度推出最新著作《簡單工作，成就無限》（The Simplicity Survival Handbook），更得到了《出版人周刊》（Publishers Weekly）的推薦。
這次詹森將“簡單”的概念運用到日常的工作實務上。根據他多年的研究調查結果，現代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。
“少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責任，而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時，自然就能花更少的力氣，得到更好的結果，”詹森在接受最新一期的《快速企業(yè)》（Fast Company）雜志訪問時如此說道。換句話說，目標清楚、掌握重點、做好溝通，是簡單工作的不二法門。
以下我們整理出10種最實用的簡單工作的方法，提供給你作為參考。
1.問清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)與減少錯誤的機會。
通常的情況是，你不知道自己應該做什么：這個目標對你的工作會有什么樣的影響？這個目標對你的意義是什么？當你厘清了所有的問題后，再開始工作。
你必須理清的問題包括：
——我現在的工作必須做出哪些改變？
目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什么，公司的目標與你個人目標之間的關聯是什么。如果老板重新設定公司未來一年的營運策略與目標，你可以問說：“我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作方式？”
舉例來說，如果公司預計提升10％的營業(yè)額，那么行銷部門必須達成什么樣的部門目標或是個別業(yè)務員必須達到多少的業(yè)績，才能完成公司整體的目標。
——可否建議我，要從哪個地方開始？
你要知道的不是工作細節(jié)的問題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級。例如，應該先確認好哪些事項，才能開始進行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應該排在最后，以避免其它流程的變動而必須一再的重做；各項流程之間應如何協調與整合等等。
——我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？
可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應該要如何避免；根據過去的經驗，曾經發(fā)生過哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。
——有哪些可用的工具與資源？
你應該先了解公司有哪些既有的資源可以應用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時間以及工作進度。
2.懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度。
對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔心：
——會不會因此丟了工作？
——我和同事之間的友誼是否就此結束？
——老板有可能接受嗎？
拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。
在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其它人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？
一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識的同事、朋友，或是完全不相識的人，最好是直接了當的說：“抱歉，幫不上忙，”或是“現在真的很忙，抽不出時間�！辈灰噘M唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應該花費在以下提到的另一種情況。
如果是面對客戶或是比較不熟識的其它部門同事，就應該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何響應才能維持更好的關系，建立未來合作的基礎？
首先，你要說明為何無法答應的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法，有沒有可能找到其它人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任，而是真的想幫助他解決問題。
這時候的回答不再是“是”與“否”的問題，而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方，而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方了解你實際的工作情況，而不會無緣無故的一再找上你，請求你的幫忙。
你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境，我們必須在愈來愈少的時間內，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則�！昂唵巍眮碜杂谇宄哪繕伺c方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾·詹森（Bill Jensen）給所有工作者的衷心建議。
追求簡單，解決效率低落問題
目前擔任溝通管理顧問公司詹森集團（Jensen Group）總裁兼執(zhí)行長的比爾·詹森，自1992年開始至今，持續(xù)進行一項名為“追求簡單”（The Search for Simpler Way）的研究調查，長期觀察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。最初的調查對象包括了來自460家企業(yè)的2500名人士，持續(xù)至今已經擴大到1000家企業(yè)，人數達到35萬人，其中包括了美國銀行（Bank of America）、花旗銀行（Citibank）、默克（Merck）、與迪士尼（Walt Disney）等知名的大型企業(yè)。
2001年，詹森出版了第一本書《簡單就是力量》（Simplicity），甫上市立即登上了《紐約時報》（New York Times）的暢銷書排行榜，引起了熱烈的回響。今年11月，他再度推出最新著作《簡單工作，成就無限》（The Simplicity Survival Handbook），更得到了《出版人周刊》（Publishers Weekly）的推薦。
這次詹森將“簡單”的概念運用到日常的工作實務上。根據他多年的研究調查結果，現代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。
“少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責任，而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時，自然就能花更少的力氣，得到更好的結果，”詹森在接受最新一期的《快速企業(yè)》（Fast Company）雜志訪問時如此說道。換句話說，目標清楚、掌握重點、做好溝通，是簡單工作的不二法門。
以下我們整理出10種最實用的簡單工作的方法，提供給你作為參考。
1.問清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)與減少錯誤的機會。
通常的情況是，你不知道自己應該做什么：這個目標對你的工作會有什么樣的影響？這個目標對你的意義是什么？當你厘清了所有的問題后，再開始工作。
你必須理清的問題包括：
——我現在的工作必須做出哪些改變？
目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什么，公司的目標與你個人目標之間的關聯是什么。如果老板重新設定公司未來一年的營運策略與目標，你可以問說：“我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作方式？”
舉例來說，如果公司預計提升10％的營業(yè)額，那么行銷部門必須達成什么樣的部門目標或是個別業(yè)務員必須達到多少的業(yè)績，才能完成公司整體的目標。
——可否建議我，要從哪個地方開始？
你要知道的不是工作細節(jié)的問題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級。例如，應該先確認好哪些事項，才能開始進行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應該排在最后，以避免其它流程的變動而必須一再的重做；各項流程之間應如何協調與整合等等。
——我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？
可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應該要如何避免；根據過去的經驗，曾經發(fā)生過哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。
——有哪些可用的工具與資源？
你應該先了解公司有哪些既有的資源可以應用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時間以及工作進度。
2.懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度。
對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔心：
——會不會因此丟了工作？
——我和同事之間的友誼是否就此結束？
——老板有可能接受嗎？
拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。
在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其它人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？
一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識的同事、朋友，或是完全不相識的人，最好是直接了當的說：“抱歉，幫不上忙，”或是“現在真的很忙，抽不出時間�！辈灰噘M唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應該花費在以下提到的另一種情況。
如果是面對客戶或是比較不熟識的其它部門同事，就應該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何響應才能維持更好的關系，建立未來合作的基礎？
首先，你要說明為何無法答應的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法，有沒有可能找到其它人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任，而是真的想幫助他解決問題。
這時候的回答不再是“是”與“否”的問題，而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方，而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方了解你實際的工作情況，而不會無緣無故的一再找上你，請求你的幫忙。
杜慶陽 
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