如果你是上班族，很可能用的就是微軟公司的Microsoft Outlook電子郵件程序。但你有沒(méi)有做到物盡其用呢？雖然使用Microsoft Outlook的人很多，但其中有些功能往往被大家忽視，除非你仔細(xì)研究菜單選項(xiàng)，或嘗試過(guò)快捷鍵的運(yùn)用。很多這種小竅門(mén)能在用戶手冊(cè)上找到，但用戶往往更愿意把時(shí)間花在撰寫(xiě)或回復(fù)郵件上，而不是翻看手冊(cè)。近來(lái)我評(píng)測(cè)了一個(gè)名叫Postbox的程序，它能以一種獨(dú)特的方式顯示電子郵件及其相關(guān)內(nèi)容。其實(shí)Outlook也有額外的功能，但不太容易被用戶發(fā)現(xiàn)。下面，我把自己認(rèn)為Outlook中比較好但不為人知的一些功能列舉出來(lái)，版本是Outlook 2007，這是很多人目前都在用的，此外還列舉了一些Outlook 2010中將會(huì)囊括的小竅門(mén)－－該版本預(yù)計(jì)于2010年春末夏初投放市場(chǎng)。搜索功能除了簡(jiǎn)單地在Outlook的搜索欄中輸入文字進(jìn)行查詢外，你還可以通過(guò)設(shè)定具體參數(shù)，幫助搜索引擎縮小查尋范圍。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，如果我記得有個(gè)朋友曾經(jīng)發(fā)給我一封標(biāo)題中帶有“LSU票”文字的郵件，就可以輸入：“subject: LSU”，把所有關(guān)于路易斯安那州立大學(xué)(Louisiana university)的郵件拉出來(lái)。如果我想找莫莉(Molly)發(fā)來(lái)的全部郵件，可以輸入“from: Molly”。此外，還有其他幾個(gè)參數(shù)都可以采用同樣的方法，比如“收件人”(to)、“已發(fā)送郵件”(sent)、“抄送”(cc)和“郵件大小”(message size)等。在Outlook菜單的文件夾列表中，有一個(gè)放大鏡圖標(biāo)的“搜索文件夾”(Search Folders)功能，能把你最常搜索的結(jié)果保存下來(lái)。比如說(shuō)，你經(jīng)常在郵件中搜索航班信息，就可以創(chuàng)建一個(gè)名為“旅游”的搜索文件夾，保存所有含有航空公司名字的電子郵件，并經(jīng)常進(jìn)行更新。創(chuàng)建新搜索文件夾的流程如下：點(diǎn)擊“搜索文件夾”的圖標(biāo)，選擇“新搜索文件夾”(New Search Folder)，然后跟隨一連串的步驟，選擇預(yù)先設(shè)定好的文件夾類型，如“直接發(fā)送給我的郵件”(mail sent directly to me)，“大郵件”(large mail)，或“標(biāo)示需要回復(fù)的郵件”(mail flagged for follow up)等。你也可以自己定制一個(gè)搜索文件夾，讓搜索引擎把在特定郵件區(qū)域中出現(xiàn)特定文字的郵件找出來(lái)。彩色標(biāo)識(shí)要想讓特定的電子郵件在列表中凸現(xiàn)出來(lái)－－比如老板發(fā)來(lái)的郵件，或?qū)ｉT(mén)發(fā)給你的郵件－－你可以制定一個(gè)規(guī)則，以特定顏色標(biāo)出郵件，或讓那些郵件以黑體字、特定字體和大小顯現(xiàn)出來(lái)。想想看，你再也不會(huì)漏看媽媽發(fā)來(lái)的電子郵件，因?yàn)樗鼈冊(cè)卩]件列表中是以紅色的14磅字體標(biāo)識(shí)出來(lái)的，而且還帶有下劃線。設(shè)定郵件標(biāo)識(shí)方式的流程如下：點(diǎn)擊Outlook菜單的“工具”(Tools)選項(xiàng)，選擇“分類”(Organize)、“使用顏色”(Using Colors)，然后為不同的人選擇不同的顏色標(biāo)識(shí)。要想增加字體和大小等更多的自動(dòng)設(shè)定，可以在“使用顏色”界面的右上方選擇“自動(dòng)格式”(Automatic Formatting)，按下“增加”(Add)選項(xiàng)來(lái)創(chuàng)建更多的標(biāo)識(shí)規(guī)則。日歷功能Outlook Calendar日歷程序可以呈現(xiàn)出你想要的風(fēng)格，而非默認(rèn)的樣子。舉例而言，如果你喜歡以每小時(shí)為間隔來(lái)安排日程，而非默認(rèn)的半小時(shí)間隔，就可以在任何時(shí)間顯示上單擊鼠標(biāo)右鍵，然后選擇60分鐘的選項(xiàng)，也可設(shè)定其他間隔方式，如5分鐘，10分鐘和15分鐘。Outlook還可以在本時(shí)區(qū)旁邊顯示其他時(shí)區(qū)的時(shí)間，只要在時(shí)間顯示上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“更改時(shí)區(qū)”(Change Time Zone)，然后在“同時(shí)顯示其他時(shí)區(qū)”(Show an Additional Time Zone)的選項(xiàng)上打勾即可。這對(duì)經(jīng)常和遠(yuǎn)方的同事協(xié)作辦公的人來(lái)說(shuō)很有用，免得他們沒(méi)考慮好別人所在的時(shí)區(qū)，把時(shí)間弄錯(cuò)。這里還有一個(gè)“轉(zhuǎn)換時(shí)區(qū)”按鍵，可以很快地從一個(gè)時(shí)區(qū)切換到另一個(gè)時(shí)區(qū)，這對(duì)經(jīng)常到各地出差的人來(lái)說(shuō)很有用，方便其把Outlook設(shè)置成當(dāng)?shù)貢r(shí)區(qū)，顯示他們正在那里工作。與彩色標(biāo)識(shí)電子郵件一樣，日歷也能按預(yù)先設(shè)定好的類別進(jìn)行自動(dòng)分類，如“私人”(Personal)、“外出”(Travel)和“家庭”(Family)等，原理是程序在日歷內(nèi)容中尋找“網(wǎng)球”（私人活動(dòng)）、“聯(lián)合”（外出活動(dòng)），以及爸爸、媽媽或艾里森(Allison)等人名（家庭活動(dòng)）的字眼，用這些詞語(yǔ)描述的活動(dòng)能自動(dòng)按指定顏色進(jìn)行分類，讓日歷在視覺(jué)上一目了然，很容易就能區(qū)分出不同的活動(dòng)類型。另一個(gè)有用的日歷小竅門(mén)是：按住鍵盤(pán)上的CTRL鍵，并選擇日歷小視圖上的某幾天，日歷就會(huì)只顯示這些天數(shù)的活動(dòng)安排。因此，如果我想看9月19號(hào)、22號(hào)和24號(hào)，只要按住CTRL鍵并選擇這些日期，就能在右邊的顯示面板上看到這幾天的日程。聯(lián)系人的可視效果Outlook中的所有聯(lián)系人都能配上相應(yīng)的照片，只要雙擊某人名片上的小頭圖標(biāo)，然后從圖片收藏中選擇一張照片即可。在同一公司使用Outlook的同事可以把自己的照片添加到名片上，就能在電子郵件中顯示出他們的照片。每張聯(lián)系人名片的右上角都有一張數(shù)字名片的縮略圖，在上面單擊右鍵就能名片進(jìn)行編輯，然后復(fù)制粘貼到任何電子郵件的簽名檔上。未來(lái)的功能微軟公司表示，希望能讓明年推出的Outlook 2010工作起來(lái)更順手，創(chuàng)建更聰明的規(guī)則，減少不必要的手動(dòng)操作。這種做法的一個(gè)例子是，新版本Outlook中的電子郵件將默認(rèn)設(shè)置為談話方式－－有點(diǎn)像Gmail現(xiàn)在的樣子。一個(gè)“忽略”(Ignore)按鍵將把同一談話的未來(lái)所有郵件放入“已刪除文件夾”(Deleted Items folder)，甚至包括那些標(biāo)題已經(jīng)改變的郵件，因?yàn)槲④浭褂靡粋�(gè)特殊的識(shí)別程序，能知道郵件之間的相互關(guān)系。一個(gè)“清除”(Clean Up)按鍵能將所有的冗余郵件放入“已刪除文件夾”，只在談話中留下那封最近的郵件。另一個(gè)功能是Outlook 2010中的“會(huì)議召集”(Reply with Meeting)，能讓用戶在郵件之外創(chuàng)建一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)。點(diǎn)擊“會(huì)議召集”按鍵后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通知郵件中的所有收件人參加會(huì)議。會(huì)議的名稱與郵件標(biāo)題一樣，如果用戶都在同一個(gè)公司的局域網(wǎng)上，且都使用Outlook Calendar，該工具也能尋找每個(gè)人日歷上可供選擇的時(shí)間和日期來(lái)安排會(huì)議。Outlook 2010還有一個(gè)省時(shí)省力的功能，即“快捷步驟”(Quick Steps)，這些快捷方式點(diǎn)擊一下就能同時(shí)執(zhí)行人們?cè)诓僮鬣]件時(shí)經(jīng)常用到的數(shù)個(gè)指令。如果你選擇一個(gè)名叫“回復(fù)并刪除”的快捷步驟，系統(tǒng)就會(huì)回復(fù)某個(gè)郵件，并把原始郵件刪除。用戶也能自己創(chuàng)建個(gè)性化的快捷步驟，如一個(gè)名為“社交”(Social)的快捷步驟，選擇后就能標(biāo)注某個(gè)郵件為已讀，將其放入一個(gè)特定的文件夾，并標(biāo)注為一個(gè)特定的類別。